Detta är register- och dataskyddsbeskrivningen för Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finland enligt personuppgiftslagen och EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Vi följer EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 (”GDPR”) som trädde i kraft den 25 maj 2018. Syftet med förordningen är att öka individens rättigheter i fråga om hantering och behandling av personuppgifter.
Registrets namn: Ateljéstiftelsens kund- och intressentgruppsregister
Personuppgiftsansvarig: Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finland, Lemovägen 4 D 21, 00510 Helsingfors
FO-nummer: 0878982-7
Kontaktperson: Direktör Alina Mänttäri, , +358 41 311 8911
Tekniskt genomförande av registret: Gruppo Software Oy och Fennoa Oy
Registrets syfte och rättsliga grund
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att möjliggöra Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finlands kommunikation med kunder, hyresgäster, boende och intressentgrupper. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är personens samtycke, ett avtal där den registrerade är part eller den personuppgiftsansvariges berättigade intresse (t.ex. kundförhållande, anställningsförhållande eller fastighetsförvaltning).
Registrets datainnehåll
Uppgifter som sparas i registret är: personens namn, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, postadress), faktureringsuppgifter, övriga uppgifter om kundförhållandet och de beställda tjänsterna. Dessutom registreras personbeteckning och födelse-/dödsdatum när det är fråga om en hyresgäst eller underhyresgäst hos Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finland, en myndig person som stadigvarande bor i stiftelsens bostad eller en sökande till en lokal som erbjuds för uthyrning.
Den sökandes uppgifter sparas i registret i ansökningsprocessen för bostäder, arbetslokaler och residens.
Uppgifterna i registret raderas när fem år har förflutit från det att hyres- eller boendeförhållandet upphörde, indrivningen av fordringarna upphörde eller behandlingen av ansökan avslutades.
Informationskällor
De uppgifter som sparas i registret fås från kunden via ansökningsblanketter, per e-post, telefon, avtal, kundmöten och andra situationer där kunden lämnar sina uppgifter.
Skydd av registret
Registret lagras i elektronisk form bakom en brandvägg. Vid behandlingen av registret iakttas omsorgsfullhet och konfidentialitet. Registret är endast tillgängligt för de anställda vid Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finland som behöver de uppgifter som framgår av registret i sitt arbete. Alla åtgärder i registret loggas.
Uppgifter i personregistret eller personuppgifter som samlats in för detta ändamål lämnas inte ut om inte uppgifterna lämnas ut:
- med den registrerades samtycke eller på uppdrag av den registrerade,
- med stöd av lag eller förordning eller bestämmelser som utfärdats med stöd av dessa,
- i sådana situationer där utlämnandet av personuppgifter utgör en normal del av verksamheten. En förutsättning för utlämnandet är dock att den registrerade kan antas känna till att personuppgifterna lämnas ut på detta sätt och att det inte är fråga om känsliga uppgifter,
- i anonymiserad form för vetenskaplig forskning eller statistikföring.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas, om inte lagen förutsätter att personuppgifterna förvaras (bl.a. bokföringslagen). Den registrerade har också rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som har sparats i Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finlands personregister. Rätten till insyn är personlig. En begäran om insyn kan göras per e-post eller genom att besöka Ateljéstiftelsen för Konstnärsgillet i Finland. Den som begär insyn i sina uppgifter ska på något sätt styrka sin identitet innan uppgifter om honom eller henne kan lämnas ut. Begäran om insyn är avgiftsfri, om inte begärandena ofta upprepas av samma person eller är uppenbart ogrundade.